Переезд офиса - борьба с офисной стихией

Часто говорят: один переезд равен двум пожарам. И с этой народной мудростью трудно спорить, ведь плохо организованное перемещение деловой документации или офисной техники может привести к серьезным убыткам. Как показывает практика, иногда при переездах возникают проблемы, справиться с которыми под силу только профессионалам. Да и кому еще, как не им, можно доверить перевозку аквариума с вашими любимыми пираньями?!

Переезд офиса — всегда стихийное бедствие. Масса документов, компьютеров, другой техники и в конце концов огромное количество мебели, которая до этого мирно стояла себе и никого особо не беспокоила, а теперь даже опытные руководители ломают голову, что с ней делать, как перевозить, где на новом месте разместить? Но и это еще не самое страшное…

Три очка в пользу профи

В любом переезде есть свои подводные камни, а в офисном их несколько. Первый — это ограниченные сроки перемещения, предприятию ведь нужно работать. Второй, довольно увесистый, — нестандартное оборудование, сейфы, невероятно дорогая офисная мебель, капризная, как юная фотомодель. Перевозить ее без профессиональной помощи себе дороже. Еще одна проблема — большое количество вещей и документов.

Затянувшиеся переезды раздражают всех. Но если квартирный вызывает, по большому счету, только неудовольствие измученных домочадцев, то длительный переезд офиса способен разорить компанию. Даже крупные фирмы стремятся уместить основные хлопоты в два-три рабочих дня. Что и говорить, в этот момент напрягаются все: и руководители, и сотрудники компании, превращающиеся в упаковщиков, сборщиков и грузчиков. Но времена таких переездов постепенно уходят.

Маленькая организация еще может позволить себе такую роскошь, как самостоятельный переезд, а для среднего или крупного предприятия это не только не престижно, но и крайне невыгодно. Причем невыгодно трижды. Во-первых, самостоятельный переезд занимает значительно больше времени, чем профессиональный, а простой офиса — это уже убытки. Во-вторых, платить упаковщикам или грузчикам, которыми на время переезда становятся высококлассные менеджеры, программисты или журналисты, нелогично. И в-третьих, незнание основных правил обращения с грузом может привести к потерям документов и имущества. Ведь большое количество ценного и дорогостоящего оборудования и оргтехники, важная документация, то есть все то, что требует профессионализма при сборке, упаковке, погрузке и перевозке, может поставить в тупик кого угодно.

Взвесив все за и против, руководители крупных компаний все чаще обращаются к мувинговым (от англ. to move — «двигать, передвигать») фирмам. Но перевезти офис на 800 рабочих мест сегодня под силу лишь трем-четырем крупным мувинговым компаниям. Мелкие перевозчики чаще всего вынуждены отказываться от таких выгодных заказов. «Крупные переезды всегда требуют тщательной подготовки, привлечения большого количества рабочей силы, специального оборудования и машин. Компания с маленьким опытом работы в какой-то момент оказывается в тупиковой ситуации. В принципе, она может справиться с объемным переездом, но уложиться в срок, не допустить сбоев и сохранить высокое качество она, как правило, не в состоянии», — говорит Аркадий Усачев, руководитель компании «Деликатный переезд».

Вертолет и такелажника — к подъезду!

У любой проблемы есть решение — так считают специалисты по переездам. Само собой, индивидуальное. Например, однажды, перевозя ресторанное оборудование, сотрудники компании «Деликатный переезд» столкнулись с тем, что вытяжные короба невозможно было вынести через двери. Обычно в таких случаях принимают решение задействовать окна, но дело осложнялось тем, что ресторан располагался на втором этаже. Поступили просто: сначала длинномерные короба вытащили на крышу грузовой машины, затем опустили их на землю и только после этого загрузили в кузов. Времени весь процесс занял больше, чем предполагалось, но при этом были сохранены и окна, и двери, и само оборудование.


Существует целая система перевозки нестандартных предметов. Например, особенно большой стол, не проходящий в дверные проемы, вынесут через окно. Для этого могут понадобиться промышленные альпинисты или подъемные краны. В каких-то случаях предметы сначала поднимают на крышу, а оттуда загружают в машину. Если потребуется вертолет, то муверы могут организовать и его. Правда, затраты на такой переезд возрастут ровно на стоимость аренды вертолета.


Среди квартирных, точнее дачных, переездов был случай, когда специалисты не смогли вынести старинную мебель из-за зауженных после перестройки дома дверей. Получив добро от хозяйки, перевозчики разобрали часть стены, вынесли крупногабаритные предметы, а затем восстановили проем. Позже муверы признались, что первый раз их благодарили не только за перевоз мебели и вещей, но и за качественный ремонт предварительно разобранной стены. Этот редкий эпизод в работе помощников по переезду доказывает, что для профессионалов ничего невозможного нет.


Есть вещи, для перевозки которых разработана определенная технология. Например, сейфы. Несмотря на то что это крупногабаритные и чаще всего довольно тяжелые предметы, организовать их транспортировку просто. Обычно для их загрузки в машину и выгрузки на новом месте приглашают бригаду такелажников, которая действует по отлаженной методике. Учитывая, что каждая уважающая себя крупная организация имеет сейф, а иногда и несколько, такелажники имеют возможность постоянно оттачивать свое мастерство.


Очень часто трудности возникают с перевозкой документов, коих в каждом офисе немало. И чем крупнее компания, чем дольше она работает на рынке, тем массивнее ее документооборот. При подготовке к переезду нередко выясняется, что деловых бумаг значительно больше, чем предполагали руководство и сотрудники. Хорошо, если все аккуратно рассортировано: тогда сложностей не возникнет, тщательная упаковка и маркировка позволят осуществить перевозку без проблем. Хуже, когда делопроизводство в компании не налажено. «Однажды мы перевозили офис с невероятно большим количеством бумаг, — рассказывает Александр Лошицкий, сотрудник мувинговой компании. — Специфика состояла в том, что все документы хранились беспорядочно наваленными в кучу, а при переезде выяснилось, что они заняли около 200 коробов».


Для «секретных материалов» или особо ценных бумаг обычно заказывают бронированные машины. Все остальные бумаги упаковывают в короба, которые тщательно маркируют. После перевозки особое внимание уделяют распаковке, поскольку перепутать один из 200–300 коробов непрофессионалам легко, а сотрудникам потом разобраться, куда пропали их документы и кому отдать чужие, очень сложно. Поэтому все короба маркируют по особой системе с привязкой к определенной комнате или рабочему месту и зачастую обозначают на них также последовательность расстановки документов в новом офисе.


Большой объем документов таит в себе еще одну проблему. По сравнению с прочими офисными предметами и техникой бумаги чаще всего довольно легко упаковать, поэтому с них и начинают сборы, а это значит, что количество коробок с документами увеличивается очень быстро. Через некоторое время они громоздятся везде, занимают все свободные места в офисе, постепенно «выползают» на лестницы, в коридоры и в конце концов на улицу. С этого момента жизнь офиса превращается в сплошную чехарду — передвигаться по помещениям приходится, постоянно перепрыгивая через коробки. Однажды из-за «расплодившихся» емкостей с документами пришлось просто-напросто остановить переезд, чтобы освободить проходы. Всех, кто участвовал в этом «переселении», потом долго мучил вопрос: как после такой погрузки разбирали короба на новом месте?...

Переезд: шаг за шагом

Если вас в скором времени ожидает переезд и вы хотите избавить себя от хлопот по организации этого стихийного бедствия, пригласите менеджера, который сначала оценит объем и особенности переезда, отметит нестандартные предметы, рассчитает его стоимость. С этого момента названная цена не изменится. Дальше начнется работа, которая клиенту не видна: будет рассчитано, в каком количестве и какой нужен упаковочный материал, сколько потребуется людей (это очень важно — лишние работники создадут сутолоку, а их нехватка может затянуть процесс). Будет уточнено, какие нужны машины, подготовлено необходимое оборудование, разработана система перемещения сложных предметов. При необходимости перевозчики проконсультируются со специалистами.


Закончив организационный процесс, муверы расскажут, как будет проходить переезд и что для этого потребуется от клиента. Обычно требуется немного. Во-первых, перевозчикам необходимо обеспечить свободный доступ к старому и новому офисам. Во-вторых, руководитель должен ограничить допуск в эти помещения посторонних людей, то есть просто попросить своих сотрудников не мешать, не путаться под ногами. Все остальное сделают специалисты мувинговой компании. Они соберут мебель и упакуют документы и вещи, перевезут все на новое место, распакуют, расставят, уберут использованные упаковочные материалы. На первый взгляд кажется, все просто, тем не менее сделать комфортным переезд 600 человек могут только опытные профессионалы. Это доказано опытом.

• < Назад
• Вперёд >